Contrató a un nuevo proveedor, el horario está listo y luego descubre que aún no puede atender pacientes de un gran asegurador. Los retrasos en la credencialización son una de las sorpresas más costosas en una práctica en crecimiento. El proceso es naturalmente lento, pero la mayor parte del retraso adicional proviene de información faltante y falta de seguimiento.
Qué significa la credencialización.
La credencialización es el proceso mediante el cual las compañías de seguros verifican la educación, capacitación, licencias, historial laboral y antecedentes de un proveedor antes de permitirle ingresar a su red. La contratación es el paso relacionado en el que el consultorio acepta los términos y tarifas del pagador. A menudo se usan ambas palabras juntas. Hasta que ambos procesos se completen, los reclamos de ese proveedor pueden ser denegados o pagados como fuera de la red.
Cuánto tiempo lleva.
No hay una respuesta única. Depende del pagador, del estado y de cuán completa sea su solicitud. Planifique varios meses, a menudo de dos a cuatro, y a veces más para ciertos planes. Por eso la credencialización debe iniciarse tan pronto como un nuevo proveedor firme, no cuando comience a trabajar.
El mejor momento para iniciar la credencialización es el día en que se firma la carta de oferta.
Comience con CAQH.
Muchos pagadores comerciales utilizan el perfil CAQH ProView para recopilar la información del proveedor. Asegúrese de que el perfil del proveedor esté completo, preciso y atestiguado, y de que su consultorio esté autorizado para verlo. Una atestación vencida es una razón frecuente por la que las solicitudes se estancan sin que nadie lo note.
Reúna los documentos de antemano.
- Licencia médica estatal y registro DEA, cuando corresponda.
- Detalles de la certificación de la junta y de la educación.
- Certificado de seguro de responsabilidad profesional e historial de reclamos.
- Historial laboral con explicaciones para cualquier vacío.
- Números NPI del proveedor y del consultorio.
- Afiliaciones hospitalarias o acuerdos de admisión, si se requieren.
Guarde estos documentos en una carpeta segura con fechas de vencimiento. Muchas demoras ocurren cuando un documento expira a mitad de la solicitud.
Revise cada solicitud antes de enviarla
Los nombres, direcciones, número de identificación fiscal y NPI deben coincidir exactamente en todos los formularios y directorios. Una pequeña discrepancia, como un número de suite escrito de dos maneras diferentes, puede devolver la solicitud al inicio.
Realice seguimiento según un cronograma
Enviado no significa que haya avanzado. Llame o revise el portal de cada pagador cada dos semanas. Anote la fecha, la persona con la que habló y el número de referencia. Cuando un pagador solicite algo, responda la misma semana.
Conozca sus fechas de vigencia
Cuando reciba la aprobación, registre la fecha de vigencia para cada pagador y compártala con sus equipos de programación y facturación. Programar pacientes para un pagador antes de la fecha de vigencia es la forma en que los consultorios terminan con reclamaciones que no pueden cobrar.
No olvide la recualificación
Los pagadores recualifican a los proveedores en un ciclo regular, a menudo cada pocos años. Registre esas fechas y mantenga las certificaciones CAQH actualizadas, generalmente cada 120 días, para que un proveedor nunca sea excluido de una red por accidente.
Mantenga un rastreador sencillo
Para cada proveedor y pagador, registre el estado, la fecha de envío, el último seguimiento, la próxima acción y la fecha de vigencia. Una vista de una página de este rastreador responde la pregunta que todo propietario de consultorio se hace: ¿cuándo puede este proveedor comenzar a atender a estos pacientes?
Cuándo solicitar ayuda
La credencialización es intensiva en detalles y en seguimiento. Si su administrador de oficina la realiza entre llamadas telefónicas y facturación, se ralentizará. Muchos consultorios delegan la credencialización a su socio de facturación para que se rastree con la misma disciplina que las reclamaciones.
InCareMD apoya a los consultorios independientes con facturación y gestión del ciclo de ingresos, incluida la ayuda para mantener la credencialización en orden. Si pronto añadirá un proveedor, una revisión gratuita del consultorio puede delinear los pasos.