Pregunte a cualquier facturador cuál rechazo es el más evitable y escuchará la misma respuesta: elegibilidad. Cobertura que terminó, un nuevo plan que nadie registró, un seguro secundario ausente del expediente. Estas reclamaciones nunca se pagarían tal como se facturaron. La solución es un breve hábito en la recepción.
Por qué verificar una sola vez no es suficiente
Los pacientes cambian de empleo, los planes se renuevan en enero, la elegibilidad de Medicaid puede cambiar mes a mes, y la gente olvida mencionar una nueva tarjeta. Verificar el seguro solo en la primera visita hace que la información se vuelva obsoleta lentamente. Verifique antes de cada visita, o al menos cada mes para los pacientes que atiende con frecuencia.
Qué verificar
- La cobertura está activa en la fecha del servicio.
- El plan y el número de identificación del miembro coinciden con lo que está en su sistema.
- Su consulta y proveedor están dentro de la red para ese plan.
- Copago, deducible restante y coseguro para el tipo de visita.
- Si el servicio necesita una derivación o autorización previa.
- Cualquier seguro secundario, y cuál plan es el primario.
Cuándo verificar
El mejor momento es uno o dos días antes de la cita, cuando aún hay tiempo para llamar al paciente si algo está mal. Muchas consultas realizan verificaciones en lote cada tarde para la agenda del día siguiente, y luego manejan las excepciones por teléfono. Una rápida re‑verificación al registrarse captura cambios de último minuto.
Cinco minutos de verificación antes de la visita pueden ahorrar semanas de retrabajo después.
Utilice las herramientas que ya tiene
La mayoría de los sistemas de gestión de consultorios y de las cámaras de compensación ofrecen verificaciones electrónicas de elegibilidad. Los portales de los pagadores llenan los vacíos. Las llamadas telefónicas son el último recurso para resultados poco claros. Sea lo que sea que use, guarde la respuesta o una nota en el registro del paciente con la fecha y quién realizó la verificación.
Informe a los pacientes lo que deben antes de la visita.
Cuando conozca el copago y el deducible, comparta una estimación antes de la visita. A los pacientes les agradece saberlo, y cobrar al momento del registro es mucho más fácil que enviar facturas después. Mantenga la conversación amable y sencilla.
Maneje las excepciones rápidamente.
Cuando una verificación muestre un problema, llame al paciente antes de la cita. Solicite su nueva tarjeta, confirme el plan, u ofrezca reprogramar si necesita resolver la cobertura. Un guion claro ayuda a su equipo a tener estas conversaciones con calma.
Mantenga el registro limpio.
Escanee ambos lados de la tarjeta de seguro en cada cambio. Actualice el nombre del titular, la fecha de nacimiento y la relación exactamente como los tiene el pagador. Pequeñas discrepancias provocan denegaciones aun cuando la cobertura está activa.
Mídalo.
Registre cuántas denegaciones mensuales son causadas por elegibilidad o cobertura. A medida que el hábito se consolida, ese número debería disminuir. Si no lo hace, revise qué pagadores o tipos de visita siguen pasando desapercibidos.
Asigne la responsabilidad a alguien.
Las verificaciones de elegibilidad se omiten cuando la recepción está ocupada. Asigne el lote diario a una persona específica, o entrégueselo a un equipo que lo realice cada día para múltiples consultorios.
Los equipos de recepción y facturación de InCareMD verifican la elegibilidad para consultorios independientes como parte del trabajo diario, de modo que los problemas se detecten antes de la visita. Una revisión gratuita del consultorio muestra cuántas de sus denegaciones son evitables.